Réunion des coordinateurs de portes jeudi 20 mai 2010

• Compte rendu concernant des rencontres européennes : visites en GB , lien avec les ministères écossais. Rencontres avec l’Italie ,la suisse et l’Allemagne sont prévues par le comité de Cluny 2010 .
• Coté finance : une somme allouée 400 € en espèces sera disponible début juin. Un représentant de la porte pourra se charger de récupérer l’enveloppe auprès de Mélanie. Une commande de tissu est à faire ,nous pensons demander des rouleaux (Rouleaux de 20 mètres en 150cm )pour environ 350€ )comme nous avons 750€ maxi pour le moment .Cela couvrira les achats .
Rappel :il faut s’inscrire pour les buvettes de l’été qui nous rapporteront de l’argent en plus !voir tableau en bas de page
• Des nouvelles des 50 /70 italiens qui nous ontcontacté pour le banquet .il s’agit d’un jumelage d’italien avec la COMCOM de LUGNY Ils ont déjà prévu leur WE :spectacle du Haras le Samedi soir et ils ne sont pas sur Cluny le samedi en journée, ils dorment en hôtel sur tournus. Pour le banquet, le comité de jumelage organisera (traiteur ou autre)
• Pour les tables :Evelyne propose des tables du groupe éclaireurs avec des bancs ,il faudra solliciter les mairies voisines pour en avoir en plus et penser à une solution en cas de pluie .
Point sur les Hébergements : 800 courriers sont partis pour invitation : réponse attendue pour le 21 JUIN 2010, Jeanne Marie Holyst centralise les hébergements : caravanes, locaux vides, tentes dans le jardin etc. voir des salles ou des terrains municipaux. Contact Jeanne-marie@cluny2010.eu Remettre en route la recherche de l’hébergement mais surtout grossir les équipes
Pour la porte Orange ,Bernard Aiguier doit travailler avec M.Seguard de SOLOGNY de la porte rouge
On pourra faire passer la fiche d’inscription en même temps que la diffusion pour le 1 JUILLET.
• Animations : rechercher des chorales, jongleurs, musiciens, etc qui interviendraient gratuitement (info à noter sur le tract aussi )
• Point concernant la communication : Demande d’un document pour décrire les 3 jours et faire mieux passer l’invitation
Mélanie nous dit que nous pouvons utiliser les pages « toute l’Europe à Cluny du site Cluny 2010
Info diverses : 100 guirlandes de chaque couleur ont été commandées à répartir entre les quartiers et les villages ainsi que 26 kakémonos supplémentaires .
Il y au des Points d’information sur les parkings et des Parking de proximité pour les personnes âgées.
Joindre les commerçants de la rue Prud’hon pour décorer en orange plus rue de la digue